会社文書管理方法

＜p＞＜strong＞1、ファイルの発行：＜p＞

＜p＞（1）財務部、生産部、マーケティング部の事務室は、本部名義で形成され、かつ本部門の管轄範囲内で配布された書類は、それぞれ配付と回収を手配する。

会社の各横関連部門の間で実施した書類を発行し、事務室が専任者を配置して統一的に配布し、回収する必要がある。

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＜p＞（2）各部門は事務室で配付書類を手配する必要がある場合は、必ず書類を印刷してコピーし、部経理が書面で配付範囲、配付時間を明記し、署名した後、総合管理部に送付し、事務室の主任が書類の配付人を手配して配付する。

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＜p＞（3）どの書類でも、発行者は「書類配付回収登録書」を作成する必要があります。

各部門に配布されたすべての書類は、部門長が署名して受け取ります。

部門の責任者がいない場合、部門の立ち会いの人がサインして受け取ります。

受取人は適時に書類を部門長に転送しなければなりません。

個人が受信したい書類は部門内部で「書類配布回収登録書」を作成し、個人が自ら署名して受け取る。

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＜p＞（4）正課長以下の管理、補助者、従業員に配布する書類（学習資料などを含む）が必要で、発行者は関連正課長級の管理者に配布し、正課長級の管理者が関係者個人に配付する。

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＜p＞＜strong＞2、ファイルの変更：＜p＞

＜p＞（1）いずれの原因で書類の個別字句を変更する必要があり、変更後は紙面全体の美観に影響を及ぼさないため、元作成した部門長が住所変更とどのように変更するかを書面で明記しています。

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＜p＞（2）ファイルの発行者は文字数の変更と繁簡状況によって、現場に行って原本の人のために変更してもいいし、回収して変更して元の受信者に返却してもいいです。

しかし、変更する時は二重線で原字を消し、消した字句の対応上の行間空間に新しい字句を書き、変更箇所にもとの編制形成部門の責任者の私印を押す必要があります。

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＜p＞＜strong＞3、ファイルの切り替え：＜strong＞＜p＞

＜p＞（1）いずれの原因で書類のページが大幅に修正され、改ページが必要な場合は、もとの作成によってページを修正して印刷し、コピーして、その部門長が書面で改ページ状況（データ性、原則的な修正须部経理署名承認）を明記して元の書類の発行者に送り、元の書類の発行者が元の発行範囲によって改ページします。

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＜p＞（2）すべての改ページが必要な書類は、発行者が改ページし、実行時間を明記して、元のページを廃棄する。

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＜p＞＜strong＞4、書類の回収、廃棄：＜strong＞＜p＞

＜p＞（1）会社の制度のまとめ、部門の調整、計画の変化などの原因で、元の文書の内容と新しい文書の内容が重複し、衝突して失効した場合、まとめ部門または新文書の作成によって部門の責任者を形成し、元の発行者に回収を手配する。

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＜p＞（2）書類の発行者は、書類を回収する時、「書類配布回収登録書」を持って元の受取人が登録表の関連欄に署名して返納しなければなりません。

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＜p＞（3）毎年12月下旬に、事務室から各部門に通知し、今年度の通常未統一回収の書類、報告書などの無効な資料を整理して回収する。

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＜p＞（4）回収した書類は全て回収当日に事務室に送り、事務室主任が一括して廃棄するよう手配します。

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＜p＞＜strong＞5、その他の規定：＜strong＞＜p＞

＜p＞（1）任意の部門が会社名義で作成した文書討論稿または正式な原稿は、董事長兼総経理、財務部経理、生産部経理、マーケティング部経理、会社の各職能部門の責任者及びその他の関連人員に配布し、会社の政策方向を把握し、会社の各方面の状況に応じて系統的に修正し、インターフェース部門の相互協力を確保しなければならない。

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＜p＞（2）部門または会社が発行する書類は配布前にファイル室に保存して記録しなければならない。

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＜p＞（3）任意の書類関係部門の担当者が受け取った後、実行すべき従業員を受け取ったり、伝達したりしなければならないので、コピーが必要だと思ったら、元の発行部門に申請し、元の発行部門のコピーで発給手続きを行う。

無断でコピーして発行しないでください。ファイルの使用範囲が暴走しないようにしてください。有効と無効のバージョンが混同されています。

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＜p＞（4）すべての改ページまたは廃棄されたファイルはアーカイブまたは関連部門に保存し、予備検査証明書を保存する必要がある場合、発行者は廃棄印を押さえればいいです。回収しないでください。ただし、ファイル管理者は必ず「廃棄ファイル」のアーカイブ欄に記入し、確認のために大切に保管してください。

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＜p＞（5）配布した書類は討論稿のもので、検討者が検討を行った後、時間通りに文書作成形成部門に提出しなければならない。

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＜p＞（6）書類の発行者は、使用済みの「書類配付回収登録表」を四半期ごとに冊子にまとめて保管し、確認や回収のために使用する必要があります。

保存期間は3年です。

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＜p＞6、誰も社長の許可なしに、会社の書類を無断で会社以外の人に提供してはいけません。

50元の罰金を負担する以外、これによるすべての結果に対して責任を負います。

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＜p＞7、本規定の各条項に違反があった場合、責任者に対して毎回50元の罰金を科し、その直接指導者が開通して罰金伝票で徴収する。

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