Procédure De Base

Procédure de base

Procédure de traitement de la correspondance: il s' agit de la réception et de la transmission.Les procédures de réception et de réception comprennent généralement les procédures de transmission, de réception, d 'enregistrement, de succursale, de préparation, d' exécution, de catalyse, de clôture, de volume, d 'archivage, de destruction, etc.Le personnel chargé du traitement de la correspondance devrait s' efforcer d 'améliorer l' efficacité et la qualité du traitement de la correspondance dans un esprit de responsabilité.Le traitement de la correspondance doit être précis, rapide et sûr.Toutes les étapes du traitement de la correspondance doivent être accomplies le jour même.En règle générale, les communications doivent être achevées dans un délai de 15 jours et l 'unité concernée doit y répondre.Si, en raison de la complexité du problème, il est difficile de le régler dans un délai de 15 jours, il faudrait en informer le Service de messagerie.Les documents d 'urgence sont suivis.Les documents assortis de délais doivent être établis dans les délais prescrits.Il s' agit notamment des éléments suivants:

• Signature, enregistrement: il faudrait tout d 'abord mettre en place un système rigoureux de réception et d' enregistrement des messages, renforcer le contrôle du fonctionnement de la correspondance et assurer l 'enregistrement des documents reçus.En règle générale, c 'est au Secrétariat (bureau) qu' il incombe de signer et de sceller les reçus, de les enregistrer et de les numéroter.Les lettres envoyées aux camarades de direction, à l 'exception des messages personnels, des documents confidentiels et des déclarations spéciales, sont retirées et traitées séparément, selon leur contenu et leur nature, par des services spécialisés de réception.Lorsque la réception est requise, elle est numérotée, enregistrée et traitée conformément à la procédure établie.En règle générale, l 'enregistrement d' une communication doit porter la date de réception, le numéro de réception, l 'unité, le titre, la cote, le nombre d' exemplaires, l 'unité administrative ou le champ d' application de la communication.
Sous - traitance, préparation: dans le cas de la correspondance à traiter, les services de traitement des documents, conformément au contenu de la documentation et aux procédures d 'urgence, soumettent en temps voulu des notes, des notes et des instructions aux chefs des organes concernés ou les soumettent aux services compétents compétents.Les communications urgentes sont faites dans les délais requis; les communications générales doivent être adressées au Département d 'exécution ou au Chef de l' administration concerné dans les trois jours qui suivent la date à laquelle elles ont été reçues.Sauf circonstances exceptionnelles, les camarades de direction n 'acceptent pas et n' approuvent pas les documents officiels non enregistrés et approuvés par les services de traitement de documents.
Services de catalyse: les services chargés du traitement des documents à tous les niveaux de l 'administration nationale doivent mettre en place un système de catalyse et de suivi solide.Tout document à caractère indicatif,
Qu 'il s' agisse de services fonctionnels ou de directives émanant des dirigeants, il convient de donner rapidement suite à ces demandes.Faire un suivi d 'urgence
Pour que la communication se focalise sur le catalogue, la correspondance générale est régulièrement sollicitée.Le catalogue prend généralement la forme d 'un catalogue téléphonique et d' un rappel écrit.Département
Si vous n 'arrivez pas à le faire après de multiples rappels sans réponse, vous pourrez aller à la porte de l' Office; si vous n 'arrivez pas à le faire, vous pourrez obtenir l' approbation de la direction déléguée.
Bureau de l 'audit et des études de performance
Exécution; contrôle régulier, par le personnel du service public, des documents traités, afin de déterminer, conformément aux règles et aux circonstances, si
Affaire classée.S' assurer que les documents doivent être établis avec précision, que les documents en cours de traitement ne doivent pas être classés dans la catégorie des documents de clôture et qu 'il n' est pas souhaitable de les classer dans la catégorie des documents de clôture.
Les documents dont l 'affaire est close figurent dans la catégorie des documents en cours de traitement.Documents établis par le prestataire avant leur publication officielle
Pendant un certain temps.Le personnel du Secrétariat devrait organiser convenablement l 'archivage provisoire des documents, en tenant compte de l' ordre dans lequel ils ont été établis et de l 'Organic Consortium.
, de maintenir l 'intégrité et l' exhaustivité du matériau et d 'éliminer le poids.La gestion des documents d 'archivage temporaire, qui est fondée sur le principe de la facilité d' accès et de la facilité d 'établissement et d' archivage des volumes, se fait généralement par numérotation ou par d 'autres moyens dont le service (le Bureau) détermine lui - même les symboles.
Établissement et archivage des volumes: une fois les documents officiels achevés, les copies originales et les documents connexes doivent être compilés en temps voulu, conformément à la loi sur les archives de la République populaire de Chine et aux dispositions pertinentes.Le télégramme est accompagné du document.Les volumes des documents officiels sont établis sur la base des documents officiels établis par l 'organe, classés, classés, classés et volumineux en fonction de leurs caractéristiques, de leurs liens et de leur valeur de conservation, et rendent compte de façon complète des principales activités de l' organe, afin de faciliter leur recherche et leur utilisation.Documents établis conjointement, les originaux sont archivés dans les volumes de l 'entité hôte et des copies sont conservées dans les autres unités.Le tampon de l 'organe de reproduction doit être ajouté à la copie officielle des documents officiels et assimilé à la gestion des documents officiels.Les dossiers complets sont transmis périodiquement aux archives, conformément aux dispositions pertinentes, et les personnes physiques ne peuvent conserver les documents, documents, etc., qui doivent être archivés.
Procédure d 'envoi de la correspondance: les procédures d' envoi comprennent généralement la rédaction, l 'approbation, l' émission, l 'impression, la correction d' épreuves, l 'impression, l' enregistrement, la distribution, le volume, l 'archivage, etc.
Élaboration.En règle générale, le texte devrait être rédigé sur la base du principe « qui accueille et qui rédige le texte ».Les documents importants devraient être rédigés par les camarades chefs de file eux - mêmes ou sous leur propre présidence, afin de préciser les principales idées, idées et approches qui sous - tendent le texte et d 'organiser la rédaction de projets individuels.Les projets de textes sont établis conformément aux dispositions pertinentes du Règlement relatif au traitement de la correspondance des organes de l 'État et du règlement d' application du traitement de la correspondance des organes administratifs de l 'État de la province du Sichuan.Les relations de rédaction, les types de documents et leur présentation doivent être précis et réglementés, et le degré de densité et d 'urgence doit être déterminé de manière appropriée en fonction du contenu, de la nature de la communication.Les expressions officielles doivent être précises, normatives, raffinées et ne pas être grossières, vides de sens.
Le projet devrait porter sur les points suivants:
- les projets devraient être rédigés en papier à format unique et écrits au stylo ou au stylo (pas d 'encre rouge) et les écritures doivent être manuscrites;
".Les modifications apportées à des textes plus volumineux et moins faciles à accepter doivent être consignées dans des transcriptions in extenso.
- conformité avec les lois, règlements, règlements et politiques.Si des dispositions de politique générale sont modifiées ou si de nouvelles dispositions sont proposées, il convient de consulter les ministères concernés et de leur indiquer si elles sont nécessaires et réalisables.
- C 'est vrai, c' est clair, c 'est bien organisé, c' est écrit, c 'est précis, c' est court, c 'est urgent ou
Les documents relatifs à des questions confidentielles devraient indiquer avec précision le degré d 'urgence ou de confidentialité.
- les noms, les noms, les chiffres et les citations doivent être exacts.L 'heure est indiquée pour chaque année.
- les chiffres sont écrits en chiffres arabes, à l 'exception de l' heure d 'écriture, des séquences partielles et des termes d' usage, des abréviations et des chiffres qui sont des mots dans les instructions de couleur modifiées.La correspondance officielle utilise toutes les unités de mesure légales.
- pour citer le document, il faut d 'abord citer le titre, puis le numéro de la lettre.
- la correspondance est rédigée en termes simplifiés et normalisés, non en caractères gras, non normalisés et simplifiés.Les abréviations doivent d 'abord porter le nom complet et être abrégées.
- rédiger le texte intégral en utilisant un stylo, un stylo ou un stylo à signature spéciale, comme l 'exige la gestion des archives.Les documents officiels doivent également être conformes et ne doivent pas être rédigés au moyen de papier ou de stylos qui ne satisfont pas aux critères d 'archivage.
Texte nucléaire.Le texte nucléaire de la communication, en tant qu 'élément important de la production de la communication, sera publié dans un document d' analyse sur la manière d 'utiliser la communication.
L 'examen du texte a été clos par les exposés en cours, qui ne sont plus décrits ici.
Service.Avant d 'être soumis à l' approbation du Comité, les questions concernant d 'autres secteurs ou régions devraient être strictement appliquées.Les textes signés doivent être signés par le responsable de chaque bureau de signature, avec sceau officiel.Lorsqu 'un texte doit être signé, le Département hôte contacte normalement l' unité concernée pour lui demander de le signer.En l 'absence d' accord lors de la signature et de la coordination, les avis divergents devraient être communiqués en bonne et due forme et les propositions et observations formulées par les services ou bureaux concernés devraient être soumises à l 'approbation de leurs supérieurs hiérarchiques.
Vérification.Après impression, les fichiers doivent être corrigés par un correcteur à plein temps.En règle générale, il faut que le texte soit rédigé par trois personnes, que le texte soit Lu, Lu, etc.
Il y a trois procédures pour les projets nucléaires, chacune devant être signée, la responsabilité de l 'exécution et l' assurance de la qualité des épreuves.L 'échantillon vérifié est remis à l' agent certificateur.
Ensuite, l 'impression est faite après la signature de l' échantillon final.Les symboles de concordance sont strictement alignés sur les normes nationales.
Impression.Les documents généraux doivent être publiés dans les délais prescrits; les documents urgents doivent être publiés dans les délais prescrits, sans retard.
Distribution des documents.Les documents officiels devraient être envoyés de manière uniforme par la Section de distribution (bureau) spécialisée.