監理単位文書管理職責

監理単位文書管理職責：

1）専任者が監理資料の収集、整理、保存作業を担当し、プロジェクト監理部では、監理資料の管理は総監理技師が担当し、専任者を指定して具体的に実施しなければならない。

2）監理資料は適時に整理、真実完全、分類が整然としていなければならない。

3）委託監理契約の約定に従い、建設会社の委託を受け、工事書類の形成蓄積と立巻を監督、検査することができる。

。

4）作成した

のセット数、提出内容、提出時間は、現行の「建設工事書類ファイリング整理規範」と各地の都市建設書類管理部門の要求に従って、引渡しリストを作成し、双方が署名し、捺印した後、直ちに建設機構に移管し、建設機構が収集し、かつ

。

会社のファイル部門に必要な監理書類は、「建設工事監理規範」の要求に従い、適時にプロジェクト監理部に提供される。

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20年後、文書管理の応用理念と機能は十分な発展を遂げました。

華天動力などの優秀なOAシステムには、知識管理の応用思想も現れています。

しかし、正直に言うと、このような知識管理の応用は知識管理システムのほんの一部にすぎず、主に文書をキャリアとする優れた知識の管理に体現されており、各種の知識文書の集中保存、共有、検索、更新を実現している。

話を戻して、この点をしっかりと行うことができる企業はすでにとても悪くなくて、とても悪くありませんでした。

華天動力OAシステムでは、文書管理は総合的なモジュールであり、知識管理、ダウンロードセンター、電子ジャーナル、規則制度、ネットハードディスク、レポートセンターなどいくつかの機能を含み、それらの使い方は全体的に似ています。

これらのモジュールの文書には2つのソースがあり、1つは単独でアップロードされた各種ドキュメントであり、電子文書とスキャナ、各種の画像やビデオなどの資料を含む。もう1つはOAシステムの重要なフォーム、通知、公告などの情報を直接ここに保存し、後日使用する。

OAシステムで文書管理を行うには、二つのポイントがあります。一つは安全を保証するかどうか、二つはどのように有効に利用するかです。

セキュリティに関しては、優れたOAシステムは、文書の管理と使用権限を厳格にし、細かい制御を行うことができます。例えば、華天動力OAシステムでは、各フォルダとファイルの修正、削除、更新、アクセス、ダウンロードなどの権限を設定できます。権限がないユーザは関連操作ができないか、または関連文書にアクセスすることができません。

また、このシステムは、ログクエリ機能を提供しており、各ドキュメントのアクセスと記録の変更を追跡することができます。

どのように効果的に文書を利用するかについて、華天動力OAシステムは技術的な観点からサポートを提供している。

これは、ユーザが様々な種類の細分ディレクトリを自由に設定することを可能にし、関係者が素早く役に立つ文書を見つけることができます。

また、全文検索機能も提供されており、ファイルのタイトルだけでなく、ドキュメントの内容を直接検索したり、キーワードに従って内容を比較したりして、必要な文書を見つけることができます。

また、華天動力OAシステムは、ドキュメントが新規または修正された場合には、自動的に関係者にメッセージリマインダを送信して、適時に理解するようにして、リマインダ機能を提供しています。

ユーザーは文書管理のモジュールをOAシステムのトップページに置くことができます。このように各種文書を使うのはとても便利です。

文書管理というと、多くの人がISOの文書管理標準システムを思い出すかもしれません。

現在優秀OAシステムにおける文書管理機能は、ISOファイル管理の標準体系をも表しています。

例えば、企業の変わりやすい文書情報について、複数の人が同じ文書を操作する時、通常は変更記録を制御して管理しにくく、修正する過程で問題が発生して探しにくいです。

華天動力はOAシステムにおいてバージョン制御の機能を提供しており、全てのドキュメントの修正時間、修正者及び各歴史バージョンの情報を自動的に記録することができ、後続の問題処理を便利にし、企業のISO文書化を実現するために強力なツールを提供しています。

最後に説明が必要なのは、文書管理にしても、知識管理にしても、応用実践における最大の障害は有効な管理ツールの欠如ではなく、有効な管理制度の欠如と強力な実行である。

OAシステムでは、簡潔で実用的な文書管理ツールを提供しています。うまく使えるかどうかは、企業が制度及び実行においての要素にもなります。