自分の時間はどうコントロールすればいいですか？

多くのタスクを同時に処理する作業環境は、常にオンラインで、心を込めて、仕事をしています。

情報技術と通信革命は私たちに大きな利益をもたらしましたが、人の知るところではない負の影響もあります。

数十年来、完全な時間を残して緻密に考えることの重要性と、この点をやり遂げる難しさは、ずっと管理学の著書の中の研究テーマです。

Peter Druckerが1967年に発表した古典『効果的な管理者』を見ればいいのですが、「最小限の作業効率を実現するためには、企業のトップが最も困難な任務は相当な時間を要することです」と強調しています。

Druckerは時間がばらばらになっている管理者のための解決策を提供します。あなたの仕事のスケジュールには完全な時間を残して、電話に出ないで、毎日一回または二回は短時間で電話に集中します。今の時間と情報管理専門家の提案にとても似ています。

しかし、これらの提案は実施するのがとてつもなく困難で、しかもいつもますます難しくなります。

Druckerは1967年に述べた挑戦ごとに現在も存在しています。毎日絶えず各種会議に参加し、お客様と広く分布している組織機構と連絡を保つために出張を続けています。会社を代表して、さまざまな宴会やイベントに参加します。

これらの挑戦の中で、今また続々と増えてきた電子メール、その他各種情報、及び日増しに増えている各種技術手段――いつもいない電話からブログ、ツイッター及び各種ソーシャルネットワーク――これらのツールを通じて、自分の組織と取引先と連絡を保つことができます。

多くの幹部は名実ともに2つの重複した勤務日を持っています。一つは彼らのスケジュールの中で正式に計画された平日で、もう一つの平日は正式に仕事をする「前と後との間」です。これらの時に、彼らは断続的に自分のノートパソコンやスマートフォンで同時に多くの任務を処理し、無駄に自分の情報の流れと同期を取ろうとします。

確かにいくつかのより良い解決策があります。そしてこれらの解決策は先端科学ではありません。

この論文の目的は、幹部に以下の三つの簡単な事実を注意することによって、彼らと組織に助けを提供することです。

まず、複数のタスクを同時に処理することは、極めて悪い対処方法である。

多くの科学的証拠は十分に信服されています。同時に多くの任務を処理すると、人の仕事効率と創造能力を低下させ、正確な意思決定ができにくくなります。

私たちが効果的な指導者になりたいなら、このようなやり方はやめなければなりません。

第二に、情報の過負荷問題を解決するには、極めて大きな自制力が必要である。

ちょっと毒気を戒める麻薬常用者のように、管理職は毎日必ずいくつかのいつまでも時代遅れにならないで十分に有効な準則を応用しなければならなくて、努力して自律を維持して、これらの準則は含みます：時間を探して集中力を探して、重要でない情報を濾過して、時々仕事を下に置いて休んでください。

もちろん、最も理想的なのは連通性の各種の利益を保留するので、またそれを多すぎて私達の注意力を分散させません。

第三に、幹部の行動方式が所属組織の基調を決定したので、彼らはより良い手本を作る責任があります。

様々な強力な通信技術の広範な普及は、現在の従業員たちも彼らの指導者が直面している管理時間と注意力の多くの挑戦を意味します。

現在、組織全体の生産性は情報の過負荷の影響を受けるかもしれません。この問題を孤立的に解決できる人や団体はいません。

21世紀の企業管理者にとって、より健康的な行動規範を持つ企業文化を再建することは重要な新しい責任である。

複数のタスクを同時に処理する危険性

私たちはしばしば、同じ時間に何かをすることによって、顔を打つ様々な情報をよりよく処理し、より多くの仕事をすることができると考えています。

また、複数のタスクを同時に処理します。一つのタスクで他のタスクを中断します。時々面白いかもしれません。

私たちが好きなハイテク電子メールの設備は毎回ベルを鳴らします。潜在的なリターンを期待しています。

それを見ると、より困難で挑戦的な任務を持っている、私たちが喜んで受け入れている集中力が分散していることを提供することができます。

少なくとも一時的には、自分の電子メールの受信箱の中のメールを削除するだけでも、いくつかのことをしていると感じさせます。

残念なことに、現在の研究では、事実は正反対です。複数のタスクを同時に処理すると、仕事の効率が低下します。

それは私たちの効率を低下させます。

この問題の根源は、私達の脳は一回で一つの任務に集中するのに一番適しています。

多くのタスク、特に複雑なタスクの間で、私たちの作業効率は驚くほど低くなります。例えば、最近の研究では、複数のタスクを順次達成している参加者と比べて、同じタスクを並行して達成する参加者は30%以上の時間がかかり、そのミスが倍になりました。

仕事の遅延の原因はこのような事実に由来しています。私たちの脳は同時に二つの活動を完成させるようにうまく指揮できません。

私達が異なった任務の間で切り替える時、私達の大脳も選んで切り替えなければなりません。元の任務の認知の法則を閉じて、新しい任務の認知の法則を開きます。

このようにするには時間がかかり、仕事の効率が低下します。多くのタスクを同時にこなす人にとって特にそうです。たまに複数のタスクを同時に処理する人に比べて、各タスクの切り替えに時間がかかりそうです。

実際には、多くの人が認めているかもしれません。同時に多くのタスクを処理することによって、私たちは自分の仕事項目リストの中の簡単なことを早く処理できます。

しかし、私たちが直面する最も厄介な問題を解決するのに役立つことは少ないです。

多くの場合、形を変えて時間を延ばすだけです。

創造力を抑制します。

新しい情報にどんどん触れていくことが、少なくとも私たちを創造的にすると考える人がいるかもしれません。

この問題に関しては、事実も正反対のようです。

ハーバード・ビジネス・スクールのTerea Amabileと彼女の同僚たちは9,000人以上の人たちの日常の仕事のやり方を評価しました。これらの人たちが従事するプロジェクトは創造力と革新性を持つ必要があります。

彼らは、一日のほとんどの時間は一つの活動に集中し、協力者が一人しかいない時は創造的な思考を発揮する可能性が高いことを発見しました。

これに対して、人々が日々の仕事に分散しているならば、異なる団体の多くの活動、会議、討論に参加して、彼らの創造的思考力は明らかに低下します。

これらの研究結果は直感的な感覚からも分かります。

創造的に問題を解決するには、私たちが違った考えをすぐに「記憶」に封じ込めておく必要があります。このようにすれば、私たちは自分が今まで気付かなかった様々な関連を発見し、新しいアイデアを形成することができます。

私たちの思考がすぐに一つの考えから別の考えに飛び移った時、私たちはよく分かりました。私たちはこれらの重要な連絡を作ることができないです。

それは私達を焦慮させて、しかも病みつきになって自ら抜け出すことができません。

実験室の環境の中で、複数のタスクを同時に処理することを求めている被験者は、より高いストレスホルモンレベルを示すことを研究員が発見しました。

ロイターが管理職に対して行った調査によると、2/3の回答者は情報のオーバーロードが仕事の満足度を下げ、プライベートな関係を損なったと答えています。

回答者の3分の1は、情報の過負荷が自分の健康を損なっているとさえ考えています。

しかし、多くの証拠によると、人々は複数のタスクを同時に処理するのにかなり夢中になるかもしれない。

例えば、ハーバード大学のEdward HallowellとJohn Rateyは、線を感じている人たちが「ドーパミン注射」のような効果を生むと書いています。

このような感じもとても熟知しています。スマートフォンの着信時に、他のことをしていても、すぐに情報を見る衝動に誰が抵抗したことがありますか？

情報の洪水に対応する

したがって、複数のタスクを同時に処理することが解決の道ではないなら、正しい方法は何でしょうか？

この問題を解決しようとする最高経営責任者や他の幹部たちとの話し合いの中で、私たちは繰り返しいくつかの非常に基本的な戦略を耳にしました。これらの戦略は本質的にはDruckerが40年以上前に述べた方法とあまり違いません。

これらの管理者や私たちみんなにとって、本当に挑戦するのは、永遠にオンラインで働く環境の中で、これらの戦略を実行するのはDruckerで論じるよりもっと難しいことです。

それは極めて大きな自制力が必要で、しかも私達は独りでこの点をやり遂げることができません。私達の管理チームと全体の組織の中で、より効率的な作業方式をサポートする一連の行動規範を確立する必要があります。

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精力を集中する

最高経営責任者と他の幹部の一日の仕事の手配は往々にして次から次へと続くものであり、時には活動の延長時間は15分を超えてはいけない。

Harrah’sエンターテインメントの最高経営責任者であるGary Lovemanは、「面白い『知的バイキング』『暴飲暴食』の危険を避けるべきだ」という意味を述べている。

一日の仕事の中で、私は常に多くの機能領域に関わる必要がありますが、気をつけて、できるだけこれらの注目すべきテーマの上で派手にかすめ取らないようにして、最も重要な問題に対して意義のある深い思考に時間を使うべきです。

数字の情報は過積載して各種のが指示を求めることを聞いて、およびいつも他の人の解決することができる各種の問題、指導者を情報の洪水の中で埋没させて、情報の“暴飲暴食”の危険性を激化させて、これらの指導者の注意力をあれらの手が焼くこと、不愉快なこと、高いリスクの難題の上から分散して移動させて、これらの問題は彼らが最も関心を持って解決しなければなりません。

多くの幹部が「ひとり時間」を作るというマンネリ策で対応しています。

例えば、アプライド・マテリアルズのチーフエグゼクティブMike Splinterは毎朝6時30分から8時までの一人きりの時間を見つけました。イングランドの総看護師長クリスティーヌBesley女性ジャズは自分の出張旅行の時間を利用して静かな時間を過ごします。サンフランシスコ交響楽団の執行役員のBrent Asinkは一日の中で探し出すことができる任意の時間を一人で過ごす時間とします。

太平洋投資管理会社（PIMCO）の最高投資責任者であるビル・Grooss氏は、極端なアプローチを取った。

携帯は使いません。ブラックベリーのスマートフォンは持っていません。

私の座右の銘は『私は線を結ばれたくないです。断線したいです』です。

Asinkによると、管理チームが認識していない限り、最高層の連珠砲式の指示が必要ではなく、毎日時代と共に進むことができます。そうでなければ、これらの方法は効果がないかもしれません。

Asinkさんは自分の従業員に直言しています。

メールを送ると、退社時に返事がもらえます。

押し寄せる情報を断固阻止できますか？

管理情報は入力を遮断するほど簡単かもしれません。

電子メールを閉じて、インターネットブラウザを閉じて、自動的に音声メールボックスに電話をかけて、アシスタントとチームに知らせて、仕事会議に集中しています。

クリスティーヌBeasleyは言います。「ブラックベリーの携帯をポケットや手提げ袋に入れた時、本当に自力で抜け出せないです。自分が携帯の中の情報を確認できないと信じられません。そばに持っていかないといけません。」

情報をフィルタする

もちろん、すべての通信ツールをオフにするということは、回線を再接続すると、あなたの受信箱の中の情報がすぐにあふれてしまいます。

もう一つの「赤ちゃんを風呂水と一緒にかける」という危険があります。組織や取引先、その他の利害関係者と簡単に連絡できる能力を失いたくない人はいません。またはマイク・フィリピンが言ったように、「緊急な問題に対して簡単で直接的な答えをする」という能力に加え、「ビジネスサイクルの障害物になりたくないです。」

したがって，適切なフィルタリング戦略を採用することが重要である。

まず、指導者を放棄するには、必ず自分の頭で考えなければならない幻想が、様々な情報をより容易に、継続的に得ることができるようになるにつれて、このような見方はすでに根付いています。

逆に、通常の古いタイプの委託授権方式は情報管理にとって非常に重要であり、任務管理にとって非常に重要であるように。

Gary Lovemanさんが言っているように、「現在起こっていることをフォローし続けるには時間がかかります。しかし、私は自分の手でそれらの最も必要な問題に深くかかわって解決します。会社の業績に対しては、今も将来も重要な問題です。」

クリスティーヌBesleyも同様の見方を持っています。「すべての情報を読むことは不可能です。

確かに大事なことを見ます。確かに意思決定をする必要があります。」

現在、一部の指導者は他の人たちをフィルタリングするために、リーダーが行動する必要がないと考えている情報を明確に拒否しています。

身近なスタッフを教育する必要があるかもしれませんが、あなたの時間は限られています。

クリスティンBeasleyは「自分の時間を得るためにはかなりのコストが必要です。仕事をして、データと洞察力を提供してください。

このような簡単な敷居を設けると、比較的重要ではない多くの事項を私のスケジュールの外に排除できます。

電子メールの受信箱に対する尊重を勝ち取りましたが、目的を一気に達成することはできません。

しかし、企業の幹部にとっては、効果的な日常情報管理サポート構造を構築することが成功の鍵となります。

このようなサポート構造は複雑かもしれません。大手企業の最高経営責任者のための事務室主任を含めて、簡単かもしれません。できるアシスタントが必要です。

労働と休息の結合

再確認すべきは、新たに入力された知識情報を処理するために、脳を休ませることは創造的な学習と思考の重要な要素であるということです。これは研究者の結論だけではなく、多くの企業のリーダーもこのように考えています。

ビルGrooss氏は「私のいくつかの最高のアイデアは確かに逆立ちしてヨガをする時から来ています。

約15分間のヨガの練習の後、突然、重要な電球が点滅したようです。

aMike Splinterはまた体を鍛える価値を発見しました。

外の助けを得る――最近の研究では、都会を散歩するよりも、自然の中を散歩すると、学習の効率が著しく上がることがわかった。

また、他の人との感情交流も、意識的な理性的な仕事から注目をそらすことができます。これは潜在意識に入るための良いスタートです。

強生製薬グループの会長のSheri McCoyは、「夜家に帰る時、『はい、二、三時間は自分のブラックベリー携帯を見なくてもいいです。』と言いたいだけです。

リラックスしているだけです。

自分を元気にして、仕事に集中できるようにしたいです」

クリスティン・ビーズには週末にプライベートを守るためのルールがあります。その理由は、「緊急があれば、必ず私を見つけてくれる」ということです。

「復元ボタン」を押した責任

もしDruckerの時代に戻れば、すべてのことがより簡単になります。その時、私たちは毎日の通勤時に携帯電話で会話することができません。休暇の時には携帯電話で連絡できる設備を身につけないし、当時の飛行機にも無線LAN接続がありませんでした。

21世紀のチームワークをめぐって制定された各種行動規範は、今は集中力と情報の濾過、労働と休息を図る戦略を実施することが困難になっています。

現在、ほとんどの指導者は24時間以内にメールを返信していないことに対して後ろめたいと思っています。

昼間の通勤時間（あるいは車で家に帰る途中、あるいは夜）に最も複雑な問題に専念するために、チームを離れることに安堵する人は少ない。

また、自分が他の人に求められていると感じる中から、個人的な満足感も得られます。

しかし、情報のオーバーロードが学習と方策決定の品質を著しく低下させることを考慮して、企業はこれらの作業規範を新たに制定する責任があります。

同時に多くのタスクを扱うのは「英雄的行為」ではなく、仕事の効率を低下させます。

情報伝達と記憶技術の容量がどんどん拡大していくにつれて、速度がどんどん速くなり、私達に対する認知圧力は増えるばかりです。

今はやめて、私たちの仕事の規範を再設計しないと、深く考え、創造性に富んだ専門家が絶えず減少する危険に直面します。

まず，我々は既存の挙動モードの考え方定式化に依存するように承認し，再評価しなければならない。

例えば、他の人の要求に迅速に対応できる時、私達は確かに満足しています。それに、このようにしても多少の検証ができました。私達は自分の頭の中に忘れてしまうことが少ない企業に対して、このような不可欠性を感じたいです。

このような感覚自体は間違っていませんが、同時に考えなければなりません。このようにすれば、私たちの長期的な効率に大きな代価を払うことになります。

一つの企業のすべての資源を消費することは長期的な成功にとって良い戦略であり、またその企業のリーダー及び精神資源にとっても同じであると考える人はいません。

第二に、指導者はすべての業務領域から――彼らが単独で問題を解決しなければならない範囲を除いて――身を引いて退歩する時、以前よりもっと断固としていなければなりません。

どのような業務領域を他人に授権するかについては、工夫が必要です。他人を指導して効果的に任務を完成させる技術があり、双方の期待値を明確にしなければなりません。

最後に、この方法を本当に有効にするために、指導者は自分のチームと一緒に作業規範を再設計しなければならない。

一人では、最高経営責任者としても、それを単独で行うことはできません。管理職チームの中で唯一、休暇中にスマートフォンを持たない人になりたいですか？

事前に何か明確な議論をしていないなら、このような行為は企業に対して責任感がないと思われるかもしれません。連絡を中断し、英気を養うための有益な試みではありません。

だから、私達は企業の指導者とチームを励まして、自分がどのような方式を選んで注意力を集中しますかを討論して、重要でない事を濾過して、およびしばらく仕事を下に置くべきです。彼らはどのように相互に支持して、必要な時間と空間を創造して、自分にベストを尽くすようにします。

このような会話は正確な出発点にもなりますので、会社のすべての知識型社員の情報と技術に対するニーズをより深く知ることができます。

情報の過積載負担を軽減する利点――仕事の効率、創造能力、士気、業績における様々なメリット――やるべきことをはるかに超えるであろう。

私達はこれらの利益に対してもっと深く体得すればするほど、持続的に新しい行動習慣を維持しやすくなります。