外事文書の書き方

外交事務文書国と国の間で、外交代表機関と関係部門が対外交渉とエチケット往来の手紙の形式。これは国の当面の対外方針を完全に体現していなければならない。政策関連法規と。儀礼的な手紙でも、形式や行文や内容が違っていれば、受け取る側の誤解や不快感を引き起こし、国の関係にまで影響を及ぼすことがあります。そのため、外事文書の起草と発送には厳格な要求があります。同時、文を授受して直ちにならなければならなくて、特に外交の上の文書の往来、返答を受け取ってあるいは取り合わないで甚だしきに至っては拒絶して返して、すべて1種の政治の態度を反映して、少しもいい加減なことがあってはいけません。

いくつかの外事文書

1.照会

照会は、国家間の外交面に関する通知、問題に関する交渉、外交儀礼の表示、ある問題に対する正式な態度などの外交往来文書を指す。その重要度によって正式照会と普通照会の二つがあります。

正式な照準会は国家元首、政府首脳、外務大臣、大使、代行、臨時代理、臨時代理などが署名して出します。通常の照会は外交機関（外務省）または外交代表機関によって発行されます。行文は第三者の人称で、機関の印鑑を押すように、普通は署名しません。しかし、印鑑を捺印してから使節や授権された外交官が署名することを要求する国があります。正式照会と普通照会の違いは主にそれらの使用範囲が違っています。

正式照会は、第一に重大な事柄の通知である。国家指導者の変更、大使、領事の変更、某国に対する承認、断交、復交などの事項の正式通知。二は重要な問題の交渉です。条約の締結や改定を提案するなら、二国間、多国間国際会議の開催を提案し、領事館を相互に設置し、自国の財産、国家元首、政府首脳の訪問及びその他政治、軍事、経済などの重要問題に関する交渉を委託する。第三に、厳粛な礼儀の表示です。お祝い、弔問などを表す。四、ある事柄に対する特別な重視を表すため、正式な照会を使うこともあります。

一般的な照会は、一般的な交渉、行政的な通知、日常的な事務や交際を行うために使われます。外事文書が簡略化されたため、一般的な照会の範囲も広がり、政府間の重要問題に関する交流は、現在も一般的な照会が多く使われています。

普通の照会は同じ内容で現地の外交代表機関に一般的に配布されています。例えば、外交部は外交団に各種の事務的通知、規定、条例などの照会会を送り、また各外交代表機関は大使、臨時の退任、帰任、外交官の離任、休暇日などを通知するために用いられる。このような通達通知書は印刷できます。受文機関は「各国駐在×国外交代表機関」と書くことができます。

2.対外文書

対外書簡（外交書簡を含む）とは、国家の指導者、外交官、政府の各機関が外国の関係者や機関に宛てた手紙のことです。内容の状況によって、重要な内容に関わるものは正式な手紙とします。事務性と儀礼的な内容であり、関係者が署名した国家指導者と外交代表の間の直筆の署名状は外交書簡に属します。

3.メモ

覚書は、一国が他国の外交代表機関との間で使用している自国政府を代表して、ある事件や問題について外交交渉を行う際に、事実、立場、法律に関する観点を説明したり、相手の観点を反論したり、ある外交会談の内容などを再確認したりする対外文書です。メモは面と向かって渡したり、相手に渡すことができます。お客様の決まり文句、挨拶がないので、最初に事実を述べます。会談や交渉では、相手が話しの内容をメモしやすくするために、誤解を避けるために、メモを書いて相手に渡してもいいし、話の後に要点をメモで相手に渡すこともできます。事実や陳述、自分の観点、意見を述べたり、相手の観点、意見を反論したりするために、照会が丁寧すぎる場合はメモを使うことができます。あることを注意するために、丁宁な催促としてメモを送ることもあります。

覚書は正式な覚書としてもいいし、普通の覚書としてもいいです。

提出した覚書は、番号を付けず、頭を上げず、捺印しない。届けたものは番号をつけ、頭を上げ、捺印する。「メモ」と書いてあるものもあります。

4.外事電報

外事電報とは、各級の国家部門、機関及び人員が外国の関連機構及び人員と外事交流を行い、祝賀、慰問、弔問及び事務的な連絡のために作成された簡単な文書をいう。頭をもたげて、受電人の国名、地名、肩書き、名前をはっきり書くべきで、落款は発電者の職名、フルネームまたは機関名と発信場所を明記します。

外事文書の文体要求

外事文書を使うには、まず書式に注意し、間違えないようにします。外務大臣や外交代表が正式照会を使用する場合は、通常の照会形式ではなく、外交代表機関以外での対外書簡の使用、定見形式の使用などは行わない。

人は文書の書式に応じていると言われています。正式の照会、外交手紙、電報はすべて調印人の口ぶりで一人称で書きます。普通の照会では単位名で第三者名で書いて、相手も第三者称で書いています。普通は「貴方」や「貴館」などの言葉ではなく、受照機関の名前を改めて書きます。機関名で書く対外書簡も第三人称である。

署名者は受文者と適応しなければならない。すなわち、人と人、単位と単位。正式の照会は人対人で、普通は単位対単位です。個人が個人に対する外交文書の中では、総理が総理に対して、外相が外相に対して、対等な身分を重んじています。しかし、大使が国家の全権代表として外相、総理、元首に対して可能である場合もあります。その他の対外書簡は実際の状況によって書くことができます。

挨拶は書式に応じます。通常の照会で始まる「××××に××を送る」という挨拶は個人の書簡の頭語としては使えません。対外機関でない対外文書もこのような決まり文句を使わないので、最後の挨拶文を使う時は相手の身分、関係、場面に応じて使うように注意してください。例えば、代理事務所への文書は「敬意を表します」や「敬意を表します」、外交部や大使館への文書は「最上の敬意を表します」が一般的です。事務的な文書も、「最上の敬意を表します。」敬意を表す言葉は1ページになってはいけません。本文の後ろに付いて、もう1つの段落があります。

呼称については、文人の職名、氏名などをフルネームで呼び、初めて職名、氏名もフルネームで書く。二回目の出現は略していいです。

文書封筒や文中の台頭する国名などはすべてフルネームを使います。文の中で初めて現れる時は全称を使い、後に略語を使うことができます。クーデターやその他の理由で国名が変わる可能性があります。いつでも変更しなければなりません。

対外文書は普通自国の文字を正本としていますが、受信者が文書の内容を正確に理解するために、受信国の文字または通用する第三国の文字の訳文が添付されます。本国は外国駐在代表機関に事務的な手紙を送るが、自国の文字だけを使ってもいいし、訳文は添付しない。重要な文書には翻訳文が添付されています。各国の套語の使い方と行文の書式は中国語と違っています。普通の通信は国の文字や共通の文字でも書くことができます。